COMO – Übernahme von Dateisammlungen

Mit COMO bekommen Sie Übersicht auch über sehr große Dateisammlungen. Sie filtern die Dateiübersicht nach vielfältigen Kriterien. Ob Dateiendung, Pfad- oder Dateinamen, technische Metadaten wie Autor und Änderungsdatum, oder auch im Volltext enthaltene Suchkriterien: COMO zeigt Ihnen treffsicher genau die benötigten Dateien an.

Bewerten
Zu jeder Datei oder Dateigruppe treffen Sie die Entscheidung: Kassieren oder einem Übernahmepaket zuordnen? Die Übernahmepakete definieren Sie on-the-fly während Sie  zunehmend besser wissen, wie Sie die Dateisammlung strukturieren können. Ihre Entscheidungen können Sie zusätzlich kommentieren, auch per Auswahl aus einer frei konfigurierbaren Liste von Entscheidungsgrundlagen.

Dokumentieren
COMO protokolliert alle Bewertungsentscheidungen automatisch mit und erstellt auf Knopfdruck Anbietungs- bzw. Übernahmeprotokoll für alle Dateien, sowie statistische Kennzahlen wie Anzahl der angebotenen bzw. übernommenen Dateien.

In jedem Übernahmepaket ist zudem die vollständige, angebotene Dateisammlung und die jeweils getroffenen Bewertungsentscheidungen strukturiert als METS-Datei enthalten.

Technik für die Praxis
COMO arbeitet mit den angebotenen Dateien, ohne diese zu verändern. Hierzu nutzen wir Technologien aus der digitalen Langzeitarchivierung zur Identifikation der Dateitypen, der Ermittlung der technischen Metadaten und dem Auslesen des Volltext-Inhaltes, sowie der Erzeugung aussagekräftiger Vorschaubilder.

Vereint wird dies in einer einfachen Bedienoberfläche, die in einem einzigen Fenster alle Arbeitsschritte leicht bedienbar unterstützt.

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass sowohl berufliche als auch private Unterlagen nur noch als Dateien vorliegen. Briefe, Protokolle, Strategiepapiere, Rechnungen – was früher in Papierform in beschrifteten Ordnern aufbewahrt wurde, erhalten Archive heute häufig in Form einer Festplatte mit einer individuell gewachsenen Verzeichnisstruktur. Mit startext COMO lassen sich diese „born digitals“ leicht ordnen, die Archivwürdigkeit der Dateien bewerten und für den Ingest in das digitale Langzeitarchiv vorbereiten.

Während ein geübter Archivar sich bei Pappordnern mit Dokumenten aus Papier relativ schnell einen Überblick verschaffen kann, welche der Unterlagen archivwürdig sind und welche nicht, gelingt das bei digitalen Verzeichnissen bislang nicht so leicht. Je nachdem, wie ausführlich die Dateien betitelt sind, muss jede einzelne geöffnet und der Inhalt überprüft werden. startext COMO hilft, ohne mühsames und zeitaufwändiges Öffnen einzelner Dateien Inhalte und Strukturen nachzuvollziehen und die Archivwürdigkeit der digitalen Dokumente zu beurteilen.