Die frühe und konsequente Digitalisierung der eingehenden Post führt im Finanzsektor zu Kosteneinsparungen, effizienteren Geschäftsprozessen sowie einer schnelleren Auskunftsfähigkeit und damit besserem Kundenservice. Doch was, wenn geöste oder geheftete Vertragsdokumente einen erheblichen Anteil der zu scannenden Belege ausmachen? Die Sparkasse LeerWittmund hat darauf eine überzeugende Antwort.

Bereits vor mehreren Jahren wurden intern die Weichen für eine durchgängige digitale Vorgangsbearbeitung gestellt. „Durch ständige Optimierung und Investitionen in innovative Technologien konnten wir den Anteil an Papierdokumenten im Arbeitsalltag der Mitarbeiter drastisch reduzieren“, erläutert Fokko Schwab, Mitarbeiter des Bereichs Organisation.

Neben Dokumentenscannern mit Einzelblatt-Einzug kommen deshalb auch so genannte Aufsichtsscanner zum Einsatz, bei denen die gebundenen Verträge aufgeklappt auf der Vorlagenfläche liegen und der Scan von oben erfolgt.

Verarbeitet werden auf diese Weise geheftete, geöste, geklammerte sowie teilweise mit Siegeln versehene Vertragsdokumente. "Dazu zählen klassische Kredit- und Bausparverträge ebenso wie spezielle Finanzierungsvereinbarungen beispielsweise mit Reedern. Leer ist nach Hamburg der zweitgrößte Reederei-Standort in Deutschland", erklärt Fokko Schwab. Würden die Heftungen aufgebrochen, so würden die Dokumente im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung einen Großteil ihres rechtlichen Beweiswertes verlieren.

Auf dem neuesten Stand der Technik

Die ersten Erfahrungen mit Aufsichtscannern sammelte die Sparkasse LeerWittmund bereits seit 2012. Doch stießen die angebotenen Funktionalitäten der bisher eingesetzten Geräte bald an ihre Grenzen: „Insbesondere bei störenden Lichtquellen und wenig Licht erzielten wir schlechtere Bildergebnisse“, berichtet Fokko Schwab. Zudem zeigte sich die Handhabung der Geräte nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik.

Mitte 2016 fand deshalb ein Austausch der Aufsichtscanner-Infrastruktur statt. Die Entscheidung fiel zugunsten der Zeutschel zeta Office Scansysteme. Diese überzeugten durch ihre Leistungsfähigkeit, das kompakte Geräte-Design sowie das innovative Bedienkonzept.

"Wir scannen durchgängig mit einer Auflösung von 300 dpi in Farbe. Die dabei erzielte Bildqualität lässt selbst bei ungünstigen Lichtverhältnissen ‒ einer der beiden zeta Office muss aufgrund räumlichen Einschränkungen in Fensternähe betrieben werden ‒ keine Wünsche offen", so Schwab.

Die Bedienung der Zeutschel Scanner erfolgt komplett über den rechts am Gerät angebrachten Touchscreen. In wenigen, logisch aufeinander aufgebauten Schritten kommt der Anwender zum gewünschten Ergebnis.

Aufgestellt auf höhenverstellbaren Tischen mit großzügigen Ablageflächen, gliedern sich die Aufsichtscanner zudem perfekt in das von der Sparkasse LeerWittmund praktizierte Gesamtkonzept ergonomischer Arbeitsplätze ein.

Nahtlose Integration mit dem digitalen Archiv

Implementiert sind die zeta Office Scanner an zwei unterschiedlichen Standorten: dem zentralen Posteingang in Leer, der an die Sparkassen-Tochtergesellschaft OSL (Ostfriesische ServiceLogistik GmbH) ausgelagert ist, sowie in der Sparkassen-Hauptstelle Wittmund, wo der Unternehmensbereich ‚Archivierung’ beheimatet ist.

Die Digitalisierung der eingesandten gebundenen Vertragsdokumente erfolgt zeitnah. "Nach der täglichen Postanlieferung in den frühen Morgenstunden wird sofort gescannt und die digitalen Kopien per Web-Postweiterleitung an die zuständigen Empfänger weitergeleitet. Spätestens um 10.00 Uhr hat der Sachbearbeiter die Dokumente in seinem Postfach", erklärt Fokko Schwab. Falls notwendig kann der Sachbearbeiter das papierbasierte Originaldokument anfordern, im Normalfall verbleibt es im gesicherten Ablagearchiv der Poststelle. Ähnlich schnell erfolgt die Digitalisierung durch  die  Archivierungabteilung der Sparkasse in  Wittmund für Vertragsdokumente, die persönlich in der Sparkasse abgegeben werden bzw. dort entstehen.  

Die über einen Browser gesteuerte Indizierung der digitalen Dokumente, die eine Zuordnung zu bestehenden Vorgängen erlaubt und die Voraussetzung für die gezielte Ablage im Sparkassen-eigenen ECM-System ist, erfolgt über Barcodes. Die Barcodes sind in vielen Standardformularen der Sparkasse LeerWittmund bereits integriert, falls nicht vorhanden, werden sie vor dem Scannen aufgeklebt.

Die Steuerungssoftware der Zeutschel Scanner liest die Barcodes automatisiert aus, digitalisiert dann alle zum Vertrag gehörigen Seiten, erstellt eine PDF-Multipage-Datei und legt diese abschließend auf ein festes Netzlaufwerk ab.

"Die hohe Anpassungsfähigkeit der zeta Office Steuerungssoftware und nicht zuletzt auch die tatkräftige Unterstützung der Zeutschel Berater hat die nahtlose Integration der Aufsichtscanner in unser vorhandenes DMS-System sehr erleichtert", resümiert Fokko Schwab.

Effizienz gesteigert, Kundenservice verbessert

Auf jeweils etwa 500 Dokumente schätzt er das monatliche Scan-Aufkommen an jedem der zwei zeta Office Systeme. Da Verträge üblicherweise aus 10 bis 30 Einzelblättern bestehen, resultiert daraus eine monatliche Gesamtmenge von durchschnittlich 10.000 bis 30.000 Seiten.

Durch den Einsatz der Zeutschel Scanner sieht Fokko Schwab eine deutliche Effizienzsteigerung, von der nicht nur die Sparkasse LeerWittmund, sondern auch die Sparkassenkunden profitieren. Bearbeitungsprozesse konnten beschleunigt, die Auskunftsfähigkeit bei Nachfragen verbessert und die Rechtssicherheit für alle Beteiligten erhöht werden. Für die Zukunft kann er sich weitere Einsatzbereiche für die zeta Office Scanner vorstellen. So besitzt die Sparkasse LeerWittmund ein historisches Archiv das darauf wartet, ebenfalls in Teilen digitalisiert zu werden.

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Infokasten: Sparkasse LeerWittmund

Mit einem Marktanteil von 45 Prozent im Privatkunden-Bereich, ist die Sparkasse LeerWittmund der wichtigste Finanzdienstleister der Region Ostfriesland. Neben den zwei Hauptniederlassungen in Leer und Wittmund betreibt die Sparkasse rund 40 Filialen und SB-Einrichtungen. Das breite Leistungsangebot reicht vom ersten Konto über die Finanzierung der eigenen vier Wände bis zur richtigen Altersversorgung. Mit einer Bilanzsumme von mehr als 2,5 Milliarden Euro und einer viertel Million Konten ist die Sparkasse nicht nur ein wichtiger Partner im Privatkundensegment, sondern auch bevorzugter Ansprechpartner der regionalen Wirtschaft. Verteilt auf die verschiedenen Standorte, beschäftigt die Sparkasse LeerWittmund insgesamt rund 600 Mitarbeiter.
www.sparkasse-leerwittmund.de

Bildmaterial:
BU: (Foto: Mitarbeiterin am Arbeitsplatz)
Ergonomie am Arbeitsplatz trägt maßgeblich zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei. 

BU: (Foto: Fokko Schwab)
"Die zeta Office Scanner sind für die Sparkasse LeerWittmund ein weiterer wichtiger Mosaikstein bei der konsequenten Umsetzung eines ganzheitlichen Posteingangs." Fokko Schwab, Mitarbeiter des Bereichs Organisation bei der Sparkasse LeerWittmund.